Als Gastgeber können Sie Ihre Mitarbeiter, Assistenten und Dienstleister gezielt verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Daten und Informationen jeder Mitarbeitertyp sehen kann und wie Sie die Zugriffsrechte passend zu den jeweiligen Aufgaben vergeben.
Schnellübersicht: Häufige Anwendungsfälle
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was diese Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechniker | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gästedaten und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Gastgeber / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gästenamen und Kontaktdaten. |
| Person, die Buchungsbenachrichtigungen erhalten soll | Als Zweitkontakt markieren | Sie erhalten E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Es werden dadurch keine Daten im System freigegeben. Benötigt die Person zusätzlich Einblick in Daten, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Unterkunftseinstellungen verwaltet | Unterkunftskonfiguration | Sie können Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise bearbeiten. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was ist mit Property Managern?
Wenn Sie mit einem professionellen Property Manager zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Vollmachtsbeziehung zu Ihrer Unterkunft einrichtet. So erhält er einen operativen Zugriff, der speziell für Immobilienverwaltungsunternehmen ausgelegt ist.
Wenn Sie das PME-Modell nicht nutzen möchten und Ihrem Property Manager lediglich Zugriff als Mitarbeiter gewähren wollen, können Sie ihm alle Berechtigungen erteilen: Unterkunftskonfiguration + Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen + Vertrieb und Veröffentlichung.
Damit erhält die Person vollständigen operativen Zugriff, um die Unterkunft zu verwalten. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter niemals auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen können. Nur das PME-Modell ermöglicht es Ihnen, einem Property Manager Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Mitarbeiter (Editor)
Der primäre Mitarbeiter hat vollständigen Zugriff auf alle Unterkunftsdaten:
- Kalender: Vollzugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Termine einschließlich Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen einschließlich Gästedaten, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Unterkunftskonfiguration: Kann alle Einstellungen der Unterkunft einsehen und bearbeiten
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Mitarbeiter: Kann alle Mitarbeiter der Unterkunft einsehen und verwalten
- Benachrichtigungen: Erhält alle Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Mitarbeiter hat Zugriff auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung zur Unterkunft bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Detail
Beim Hinzufügen eines Mitarbeiters können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Unterkunftskonfiguration
Was kann die Person einsehen bzw. bearbeiten?
| Kann einsehen/bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| ✅ Objektbeschreibungen und Titel | ❌ Buchungen |
| ✅ Fotos (hochladen, löschen, sortieren) | ❌ Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| ✅ Ausstattung und Annehmlichkeiten | ❌ Vertriebskanäle |
| ✅ Informationen zu Räumen und Einheiten | ❌ Gästeinformationen |
| ✅ Preise und saisonale Tarife | ❌ Verwaltung gesperrter Termine |
| ✅ Zusatzgebühren | ❌ Leistungskennzahlen |
| ✅ Anreise- und Check-in-Hinweise | ❌ Mitarbeiterverwaltung |
| ✅ Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | ❌ Veröffentlichungssteuerung |
| ✅ Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort kann nicht mehr geändert werden, wenn die Unterkunft bereits veröffentlicht ist.
- Die iCal-Synchronisation bzw. der Export kann hier eingerichtet werden. Gesperrte Termine einzusehen oder zu verwalten erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen anzeigen und erstellen“.
Buchungen anzeigen und erstellen
Was Buchungen betrifft:
| Kann einsehen | Kann tun |
|---|---|
| ✅ Vollständige Buchungsdetails | ✅ Manuelle Buchungen erstellen |
| ✅ Name, E-Mail, Telefonnummer und Adresse des Gastes | ✅ Manuelle Buchungen ändern |
| ✅ Vollständige Preisaufschlüsselung | ✅ Buchungen stornieren |
| ✅ Auszahlungsbeträge | ✅ Gästedaten in Buchungen aktualisieren |
| ✅ Provisionsdetails | |
| ✅ Kanalinformationen | |
| ✅ Buchungshistorie und Änderungen |
Was gesperrte Termine betrifft:
| Kann tun |
|---|
| ✅ Gesperrte Termine mit Kommentaren und Notizen einsehen |
| ✅ Gesperrte Termine erstellen |
| ✅ Gesperrte Termine bearbeiten |
| ✅ Gesperrte Termine löschen (sofern nicht unveränderbar) |
Kein Zugriff auf:
- ❌ Einstellungen und Beschreibungen der Unterkunft
- ❌ Verwaltung der Vertriebskanäle
- ❌ Preiskonfiguration
Hinweise:
- Um die Kalenderansicht zu sehen, muss zusätzlich die Berecht
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