Sie haben Fragen zu Ihrer Buchung oder möchten vor der Anreise mit Ihrem Gast Kontakt aufnehmen? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste vor dem Check-in über Airbnb, Booking.com und Holidu erreichen, welche Kontaktdaten Ihnen je nach Buchungskanal zur Verfügung stehen und was Sie tun können, wenn Ihr Gast nicht reagiert.

Gäste vor der Anreise über Gästenachrichten kontaktieren

Die Gästenachrichten (Guest Messaging) von Holidu bündeln alle Unterhaltungen mit Ihren Gästen an einem Ort, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Das ist der schnellste und zuverlässigste Weg, Ihren Gast vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie auf die Gästenachrichten zu

• Öffnen Sie im Navigationsmenü den Punkt Nachrichten und wählen Sie Posteingang, um alle Unterhaltungen einzusehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen die gewünschte Buchung und klicken in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

KI-Assistent für Gästeanfragen

Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen, etwa zum Check-in, zur Ausstattung oder zur Anfahrt. Welche Themen der Assistent übernimmt, legen Sie unter Einstellungen verwalten fest. Nachrichten werden zudem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache Ihres Gastes übersetzt. Sie können jede Unterhaltung jederzeit selbst übernehmen oder die Themen für den Assistenten jederzeit anpassen.

Welche Kontaktdaten Sie je nach Buchungskanal sehen

Die Gästenachrichten funktionieren über alle Buchungskanäle hinweg. Welche zusätzlichen Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse sichtbar sind, hängt jedoch von der Buchungsquelle ab:

Bei Buchungen über Airbnb und Booking.com bleibt die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes von der Plattform geschützt. Sobald Ihr Gast das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt, wird seine persönliche E-Mail-Adresse für Sie sichtbar.

Hinweis für neue Gastgeber: Wenn Sie noch keinen ersten bestätigten Check-in abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen?

Gehen Sie am besten schrittweise vor, bis Sie eine Antwort erhalten:

1. Gästenachrichten (Nachrichten, Posteingang): Dieser Weg ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht, sofern eine Telefonnummer für Sie sichtbar ist.
3. Anruf: Wenn Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten, können Sie anrufen, sofern eine Nummer verfügbar ist. Bitte beachten Sie, dass Airbnb und Booking.com keine Telefonnummern mehr zusammen mit den Reservierungsdetails weitergeben.
4. E-Mail: Hakt Ihr Gast nicht nach, senden Sie eine Nachfassnachricht per E-Mail, falls eine Adresse verfügbar ist.

Tipp für eine freundliche Kontaktaufnahme

Halten Sie Ihre Nachricht kurz und freundlich. Ein Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier spricht [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte kurz Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wenn der Check-in in weniger als 7 Tagen ansteht

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen Kanal eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an unser Support-Team. Unser Team hilft Ihnen dabei, die Buchungsdetails zu überprüfen und den Gast bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen. Unser lokales Sprachsupport-Team ist außerdem 7 Tage die Woche für Sie da.

Best Practices für eine reibungslose Kommunikation

1. Kontaktieren Sie Ihren Gast frühzeitig über die Gästenachrichten. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Atmosphäre und bestätigt die wichtigsten Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie die Anreiseinformationen rechtzeitig. Ihr Gast sollte Check-in-Zeit, Lage und Zugangsdaten kennen. Wie Sie Anreiseinformationen hinzufügen, erfahren Sie im Hilfeartikel „Wie kann ich Anreiseinformationen hinzufügen?“ im Bereich Unterkunftskonfiguration.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die GuestConnect-Automatisierungen arbeiten mit den Gästenachrichten zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung fortführen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel zu GuestConnect-Automatisierungen.
4. Ermöglichen Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in. So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, falls die Kommunikation einmal verzögert ist.
5. Bitten Sie Ihre Gäste, ihre Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind.

Hinweis zu personenbezogenen Daten

Holidu ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten Ihrer Gäste für Sie zu erheben. Wenn Sie diese Angaben etwa für die Meldepflicht benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Gast.